文書作成能力向上の秘訣!

日に日に寒くなると思えば、急に最高気温が9℃って…秋はどこかへお出かけしているようですね(笑)

ここまで寒暖の差が激しいと、普段健康な方でも簡単に体調を崩すので、油断せずに予防をしてくださいね♪

 

さて、本日のブログは、タイトルに書きました、文書作成能力向上についてです。

ここまで大げさに書くと、飛躍的に効果が出そうな気がするかも知れませんが、あくまで苦手な方に対するコツみたいなものなので、

予めご理解頂けると幸いです!

文章を書くタイミング、つまりは文章の種類について考えてみました。

大きく分けると2種類に分類できます。「趣味」と「仕事」です。

「趣味」については、手紙や日記、小説(出版していないもの)などがあげられます。

「仕事」については、全くそのままです。これからご説明するのは、基本的にどちらにも使えますが、大きくかかわるのは「仕事」の

部分です。

1 何が 2 いつ 3 どのように

この3つが文中に明確化されていると、端的で簡潔に用件だけを伝えることが出来ます。

逆を言えば、この3つは最低限入っていないと、どんなに長く書き続けても、意図をくみ取ることは難しいと思います。

5W1H 文章を作るうえで必要な要点と教わることがあったかとも思いますが、その中の「いつ、何が、どのように」だけを

抜き取った形になります。

例えば

「1、今日 2、頭が 3、痛い」

だけで、体調が悪いことが伝わります。逆を言うと、この3つが欠落した文章は、内容が非常に伝わりにくいものになります。

体調不良で会社を休む時、何らかの事情で待ち合わせや始業に遅れる場合など、状況や状態を報告する時には、この3つがちゃんと

説明できているかを気にするように心がけましょう。

それらを彩り、良い形にするために、残りの3Wが存在するように考えると、最低限の報告は端的に簡潔で分かりやすいものになります。

「何を今更当たり前のことを…」「それだけじゃ不十分でしょ」

様々なご意見はあるかと思います。ですが、これだけはご理解頂きたいです。

「それら当たり前は、当たり前ではない場合がある。」

ということです。

障害の中には、IQが一定以上にはならない、なり難い障害があります。(学習障害etc)

そういった障害をお持ちの方々には、普段我々が当たり前として行っていることが、かなり高い敷居であるケースも少なくないです。

世の中の建物や設備がバリアフリーなのはなぜか?考えるまでもありませんね。

物的障害の排除は簡単ですが、知的障害の排除はそう簡単にはいかないものなのです。

そんな偉そうにツラツラと書き綴っている私も、物凄く文章が苦手で、書いているうちに脈絡のない内容になってしまっていることが

多々あります(笑)

そんな私でも、お伝えできることやお役に立てることは、少なからずあるんですよね。

ちなみに、「いつ、何が、どのように」が入っていない文章を作るとなると、めちゃめちゃ難しいんですよね(笑)

濁したり回りくどい表現にすることはできますが、「無し」となると、文章が作れないんですよ(笑)

嘘だーと思ったそこのあなた!是非一度試してみてください(笑)

 

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